Поиск по сайту На главную страницу Карта сайта Написать письмо
На главную страницу Карта сайта
Разработка программных продуктов - компания SOFTLANDSYSTEM

 


09.10.2023
Изменение цен на программы
[подробнее...]

14.05.2023
Мобильное приложение PCRBOT
[подробнее...]

26.04.2023
Мобильное приложение Parking Charge Reminder
[подробнее...]

04.02.2022
SLS-Эквайринг. Автоматическое обновление ПО Сбербанком
[подробнее...]


Архив новостей

ПОДПИШИТЕСЬ НА НОВОСТИ ...

Проблемы приходования товаров

Автор: Апаринова Н.А., генеральный директор.

В условиях постоянно изменяющейся политической и экономической ситуации в России резко ужесточилась конкуренция между торговыми предприятиями, в частности, между магазинами, торгующими продуктами питания. Малоприбыльные неэффективные магазины просто не выживают в этой конкурентной борьбе. Мировая практика показывает, что наиболее эффективной формой организации розничной торговли продуктами питания является система самообслуживания. Каковы основные достоинства системы самообслуживания?

  • Эффективное использование торговой площади – на одной и той же площади магазина самообслуживания можно разместить большее количество товаров, чем в магазине секционной торговли, что в свою очередь позволяет существенно расширить ассортимент товаров.

  • Наглядное представление товаров для покупателей. Чтобы получить подробную информацию о товаре (состав, срок годности, изготовитель, способы приготовления и пр.) в магазине секционной торговли покупатель каждый раз должен обращаться с вопросом к продавцу, что особенно неудобно, когда в отделе очередь. В условиях самообслуживания покупатель может сам ознакомиться со всеми характеристиками товаров, что увеличивает вероятность принятия решения о покупке товара. Кроме того возрастает вероятность покупки того товара, который покупать не планировалось – просто он попался на глаза и понравился.

  •  Возможность использования различных методов выкладки товара на прилавок в рекламных целях для выделения и продвижения того или иного товара.

  • Снижение времени обслуживания покупателя. Если в секционном магазине покупатель должен стоять в очереди в каждый отдел, то в магазине самообслуживания ему нужно пройти только очередь в кассу. Если покупатель ограничен во времени, в секционном магазине он сделает покупки только в тех отделах, где продаются самые нужные для него товары. При самообслуживании время, проведенное покупателем в магазине, не зависит от количества покупок.

 

Однако организация магазина по системе самообслуживания требует тщательной проработки и значительных денежных вложений. Организация охранной системы, предотвращающей кражи в магазине, перестройка торгового зала, выбор, покупка и внедрение системы детального автоматизированного учета товародвижения, обучение персонала – неотъемлемые части перехода к системе самообслуживания.

 

Если необходимость принятия мер, снижающих возможность воровства со стороны персонала и со стороны покупателей очевидна для каждого владельца магазина, то преимущества, которые дает детальный автоматизированный учет, требуют отдельного рассмотрения.

 

Ассортимент современного супермаркета составляет от 5 до 50 тысяч наименований товаров в зависимости от размеров магазина. Управление таким ассортиментом – трудоемкая задача, практически невыполнимая без системы автоматизированного учета и управления.

 

Другое важное преимущество автоматизированного учета – возможность ведения учета товаров по закупочным ценам, что позволяет предоставлять владельцам магазина точную, реальную, а не усредненную картину затрат, прибылей и убытков в любой момент времени.

 

Детальный автоматизированный учет товародвижения в магазине обеспечивает получение оперативной информации о наличии и продажах товаров и накопление этой информации. Полученная учетная информация служит исходными данными для принятия решений по управлению магазином. Автоматизация учета позволит оперативно получать расширенную аналитическую информацию о текущем состоянии торгового процесса:  

  • проводить анализ динамики продаж товаров по товарам, группам товаров,
  • отслеживать изменение потребительского спроса по дням недели, неделям, месяцам,
  • проводить анализ продаж товаров по прибыли,
  • выявлять наиболее прибыльные товары и т.д.

 

В перспективе автоматизированный учет становится основой для перехода к моделированию и прогнозированию торгового процесса. Это означает, что со временем, накопив информацию о покупательском спросе в своем магазине, управляющий сможет при необходимости почти мгновенно получить ответ на вопрос «Как сформировать ассортимент магазина, чтобы покупатель оставил в магазине как можно больше денег?», или «Какими партиями и с какой частотой нужно закупать данный товар, чтобы минимизировать затраты на торговлю данным товаром?», или «Как наиболее выгодно потратить высвободившуюся сумму денег?» и т.д.

 

Планируя проведение автоматизации, руководство магазина должно четко представлять себе, что для этого потребуются:  

  • дополнительные затраты на подбор и приобретение оборудования и программного обеспечения;
  • набор персонала для обслуживания системы автоматизации;
  • обучение всего персонала в магазине, возможно, смена людей на более квалифицированных сотрудников или сотрудников, готовых воспиринимать новые методы торговли;
  • организация жесткой исполнительской дисциплины – ненадлежащее выполнение своих обязанностей одним сотрудником может привести в худшем случае к остановке всего магазина;
  • дополнительные усилия на организацию торговых и технологических процессов в магазине таким образом, чтобы обеспечить непрерывность процесса торговли по каждому товару – например, задержка во внесения информации о вновь поступившем товаре в базу данных системы может привести вообще к выпаданию данного товара из торгового процесса;
  • организация документооборота для достаточного отражения движения товаров между центрами ответственности (в т.ч. материальной) в магазине.

 

Без выполнения всех перечисленных требований внедрение информационной системы будет неэффективным и может закончиться провалом.

 

С переходом на автоматизированный учет торгово-технологические процессы в супермаркете подвергнутся изменениям.

 

Помимо изменения документооборота, способа отчетности и определения материальной ответственности, появляется достаточно трудоемкий процесс отражения товарооборота в автоматизированной системе учета. И в этом процессе особое место занимает процесс приемки товара. Если в магазинах, где торговля ведется в секциях через прилавок, после прохождения приемки по количеству и качеству товар сразу подается в торговый зал, то в магазинах самообслуживания информацию о товаре необходимо (в большинстве случаев) сначала ввести в информационную систему, а затем только передавать товар в торговый зал. Это и понятно. В магазине самообслуживания с большой номенклатурой товаров при прохождении кассы товар идентифицируется по штрих-коду или внутреннему коду, присвоенному товару в магазине и наклеенному на товар. Иначе продать товар невозможно, поскольку ни один кассир не в состоянии запомнить цену на товар из ассортимента 5 тысяч или быстро найти товар в списке. Это означает, что для продажи товара в информационной системе магазина должен обязательно присутствовать штрих-код либо присвоенный код каждого товара из ассортимента магазина, этому коду должно соответствовать некоторое (желательно правильное) описание товара, и этому коду должна быть назначена некоторая цена продажи единицы товара. Если перечисленную информацию о товаре не занести в систему, продать товар будет невозможно.

 

Рассмотрим более подробно проблемы, которые возникают на этапе описания и приходования товаров в магазинах самообслуживания с использованием автоматизированных информационных систем, и как эти проблемы решаются в системе SLS-Склад-Магазин, разработанной компанией SoftLand Systems.

 

  1. В автоматизированной системе учета товаров на каждый товар оформляется отдельная карточка, которая содержит подробную информацию о характеристиках товара, производителе, сроках годности, способах формирования цены продажи и т.д., и в которой отражается вся история операций с товаром. Каждый приход, перемещение, продажа товара и пр. сопровождается соответствующим электронным документом и отражается в системе.

    В идеальном случае, каких в жизни не бывает, хорошо бы подготовить базу данных автоматизированной системы учета к приходованию и дальнейшей продаже товара еще до открытия магазина и начала реального процесса торговли. Это означает, что в системе нужно оформить карточки для всех товаров, которые когда-либо будут поступать в магазин, т.е. для каждого товара задать его наименование (а при необходимости страну происхождения и производителя), описать единицу измерения (одну или несколько), задать штрих-код(ы) этого товара, назначить цену продажи (одну или несколько).

    Если справочник товаров заполнен полностью, то процесс приемки товара (оформления приходных накладных ) в системе становится простым и приятным. Оператор на приемке товара оформляет шапку приходной накладной (вводит номер, дату, указывает поставщика или выбирает его из словаря поставщиков) на основании товарной накладной, сопровождающей товар. Далее оператор по очереди берет образец каждого товара из товарной накладной, считывает сканером штрих-код товара (при этом система отыскивает в общем справочнике карточку, соответствующую считанному штрих-коду), проставляет количество полученного товара по данным товарной накладной, и при необходимости находит на образце товара срок его реализации и заносит этот срок в карточку товара. После этого вся необходимая информация о товаре в системе уже имеется - товар можно подавать в торговый зал и продавать.

    Однако такая картина реальна с большими оговорками только в уже давно функционирующем с использованием автоматизированной системы магазине со сложившимся ассортиментом и постоянными поставщиками.

    На практике постоянно складываются ситуации, когда вновь поступивший товар еще не имеет оформленной карточки товара в базе данных , либо постащик товара - новый, и его еще нет в словаре поставщиков. В этом случае, чтобы не задерживать процесс приемки товара, совершенно необходимо иметь возможность оформить карточку нового товара или карточку нового поставщика «на ходу», не покидая приходную накладную, с которой уже работаешь. Тогда проблема описания нового товара в системе является только проблемой достаточной компетенции оператора на приходе, т.е. наличия у данного оператора прав в системе на оформление карточек товаров и контрагентов.

  2. Однако сам вопрос о том, есть в системе карточка на данный товар или ее нет, не всегда имеет очевидный ответ. Приходуя товар, оператор в первую очередь считывает сканером штрих-код с образца товара. При этом система должна по штрих-коду отыскать в базе данных карточку товара и представить ее оператору, чтобы он мог сопоставить наименование (описание) товара в карточке с образцом, который он держит в руках.

    Если система карточку нашла, и наименование товара соответствует образцу, оператор проставляет срок годности товара, поступившее количество, цену прихода и переходит к следующему товару.

    Если по считанному штрих-коду система карточку не нашла, это еще не значит, что в системе ее нет. Оператор должен попытаться найти товар в системе по наименованию. Здесь вся беда состоит в том, что, глядя на товар, можно только отдаленно предположить, каким образом он назван в системе. Выделив наиболее значимое слово в наименовании товара, оператор может применить функцию быстрого поиска по этому слову (или части этого слова), и система отберет все товары, в наименовании которых есть заданное слово (или его часть). Оператору остается определить, есть ли среди отобранных карточек та, которая соответствует его образцу.

    Если оператор карточку нашел, это означает, что у данного товара может быть более, чем один штрих код. Это встречается довольно часто, в особенности, для товаров, имеющих одну торговую марку, но производимых в разных странах. Например, йогурты Danone, или шоколад Nestle. Это означает, что автоматизированная система учета должна позволять задавать несколько (желательно, неограниченное количество или просто много) штрих-кодов для одного и того-же товара. Тогда со временем карточка товара заполнится всеми возможными штрих-кодами для данного товара, и товар можно будет приходовать в систему по любому из штрих-кодов простым считыванием сканером.

    Если в отобранном списке нужной карточки нет, оператор должен попытаться найти товар в общем справочнике товаров через дерево групп и подгрупп. Например: Молочные товары - Молоко- Молоко Черкизовского комбината - Молоко длительного хранения - Молоко «Милая Мила» 3.5%. А это, кстати, означает, что система должна позволять создать разветвленное многоуровневое дерево групп и подгрупп товаров, в котором будет просто найти любой товар, исходя из простых логических рассуждений.

    Только убедившись, что карточка не находится никаким путем, можно приступать к оформлению новой карточки товара.

    Конечно, нет ничего фатального в том, что оператор, не найдя в системе товар по штрих-коду, оформит на него еще одну карточку. Однако, следует помнить о том, что появление новой карточки в системе влечет за собой не только необоснованное увеличение объема базы данных со всеми вытекающими последствиями, но и необходимость назначить цену продаж для нового товара. Формирование цены продажи на товар является само по себе далеко не простой задачей при ассортименте 5 тысяч. И наличие в системе двух карточек на один и тот же товар, почти наверняка приведет и к наличию двух цен продажи на один и тот же товар.

  3. Наличие разных штрих-кодов на один и тот же товар связано не только с производством этого товара в разных странах, но и с различием штрих- кодов на единице, упаковке, блоке и пр. у одного и того же товара. Это означает, что система должна давать возможность приходовать и продавать товар в любом виде упаковки, автоматически пересчитыая из одной единицы измерения в другую. Кстати о единицах измерения. Все сказанное означает, что система должна позволить оператору не только привязать штрих-код к конкретной единице измерения данного товара, но и описать, какое количесво товара в одной (основной) единице измерения содержится в другой (неосновной) единице измерения. Например, блок баночного пива = 24 банки.
  4. Как уже говорилось выше, если в процессе приходования товара система сразу же нашла карточку по считанному штрих - коду, оператор должен проверить, соответствует ли наименование (описание) товара из карточки образцу, который он держит в руках. Вполне вероятно, что карточка не имеет ничего общего с образцом, т.е. случается, что абсолютно разные товары имеют один и тот же штрих-код. К сожалению решить вопрос о существовании в системе различных товаров с одинаковым штрих-кодом средствами автоматизированной системы пока не удается. Товару с кодом-двойником необходимо присвоить новый внутренний код магазина и промаркировать всю партию этикетками с присвоенным кодом. В следующий раз такой товар при приходовании можно найти только по наименованию.
  5. Мы рассмотрели только особенности приходования товара, у которого есть штрих-код, поддающийся считыванию сканером штрих-кодов. Однако среди продуктов питания, особенно отечественных, немало таких, у которых штрих-код размыт и нечитаем даже глазом, штрих-код виден отчетливо, но сканером не считывается, штрих-код отсутствует вовсе. А еще есть товары, у которых и этикетку-то наклеить некуда. И ведь со всем этим безобразием нужно работать. Т.е. автоматизированная система должна обязательно позволить оператору при необходимости а) автоматически присвоить новому товару внутренний уникальный код (т.е. полностью поддерживать словарь внутренних кодов, принятых в магазине) и распечатать этот код на принтере штрих-кодов; б) в общей массе товаров без штрих-кода выделить весовые товары, которые фасуются в магазине, и загрузить коды этих товаров в соответствующие электронные весы; и в) для товаров, у которых этикетку клеить некуда, присвоить уникальный совсем простой код, который легко запомнить и легко набрать на клавиатуре, (т.е. полностью поддерживать еще один словарь внутренних кодов, не подлежащих печати на этикетках) и вывести на печать список товаров с простыми кодами. Такой список должен иметь каждый кассир, чтобы помнить ему пришлось как можно меньше.
  6. Как ясно из всего сказанного выше, искать товар по наименованию и определять соответствие между карточкой и реальным товаром оператору при вводе информации о поступившем товаре в систему приходится довольно часто. Поэтому карточка товара должна содержать как можно более подробное описание товара, позволяющее оператору однозначно идентифицировать товар. Но такое наименование (описание) не напечатаешь на ценнике или в кассовом чеке. Это означает, что система должна позволять хранить другое наименование (описание) товара, короткое, но понятное покупателю, либо в подробном описании выделять короткий значимый кусок, и позволять пользователям системы выбирать подробное или краткое описание товара в зависимости от решаемой задачи.
  7. Итак товар может задержаться на приемке довольно долго. А если он быстро портящийся, или если он пользуется повышенным спросом, а в торговом зале его уже нет? Здесь есть одна совсем маленькая лазейка. Если товар поступает не в первый раз, у него есть уникальный хорошо читаемый сканером штрих-код, и нет особой необходимости немедленно поменять цену продаж на этот товар, то его можно выносить в торговый зал и начинать продавать, даже если система показывает, что товара в магазине, торговом зале нет. Ну в самом деле, если покупатель принес товар на кассу, значит этот товар в магазине есть. Нужно просто знать его цену продажи. Да, в результате продажи в системе образуются отрицательные остатки такого товара в торговом зале (или в магазине в целом). Но эти отрицательные остатки исчезнут, если все-таки не забыть в конце концов ввести информацию о приходе товара в систему.

 

Если Ваш магазин работает уже давно, имеет сложившийся ассортимент товаров, то в помощь принимающим и приходующим товар можно купить терминал сбора данных. Приемщик товара при проверке поступившего товара по количеству и качеству считывает штрих-код товара с упаковки, пересчитывает товар и сразу заносит полученное количество в терминал сбора данных. Эта информация сохраняется в памяти терминала и, таким образом, формируется приходная накладная с проверенными данными. После приема товара терминал вместе с исходной товарной накладной передается оператору на приходе (менеджеру). Из памяти трминала в основную базу данных копируется информация, на основании которой автоматически формируется приходная накладная в системе учета. Оператор (менеджер) только проставляет цены прихода и срок годности по каждой позиции накладной и добавляет позиции, которые не имеют считываемого штрих-кода.

 

В будущем возможно введение в автоматизированную систему функции формирования приходной накладной на основании электронной товарной накладной, которая формируется поставщиком и передается магазину на дискете в сопровождении бумажной товарной накладной. Менеджеру (оператору) остается только сверить реальные и сформированные системой данные по количеству поступившего товара (при необходимости исправить их) и проставить сроки годности по позициям. Однако для реализации такой возможности необходимо в первую очередь договориться с поставщиками о сопровождении товара электронными копиями документов, а также выработать хотя бы основные стандарты по формированию электронных копий.





    
СВЯЗЫВАЙТЕСЬ С НАМИ
ПН - ПТ с 10 до 18
info@sls.ru
адрес и схема проезда
 

(499) 265-3327265-4092 
 
Вся информация на сайте
защищена законом об авторском праве РФ
Создание сайта sls.ru - BinN Управление сайтом sls.ru - CMS S.Builder статистика сайта